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eSocial: tudo o que você precisa saber para gerir bem seu condomínio

Mantenha as obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas de seu condomínio em dia. Entenda quais as obrigações a serem preenchidas no eSocial e os prazos para cadastro das informações

A cada início de ano, condôminos, síndicos e gestores condominiais voltam ainda mais às atenções para obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas, como folha de pagamento, FGTS, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, entre outras. Uma série de documentos e registros, que se acumula ao longo dos meses e pode trazer problemas tanto para gestores de empresas quanto para síndicos e administradoras de condomínios quando não organizados.

Com o objetivo de criar um sistema para unificar essas informações, em 2014, o Decreto nº 8373 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Segundo Davi Gurevitz, diretor do Grupo Delphi, em resumo, “o eSocial funcionará como uma base de dados, na qual os órgãos governamentais terão acesso às informações centralizadas e vão poder tratar de suas partes. Todas as informações sobre funcionários, tributos e pagamentos previdenciários deverão ser inscritas no portal eSocial. Com 25 anos de mercado, o Grupo Delphi é líder nas áreas de Engenharia e Medicina do Trabalho e parceiro da Primar Administradora.

Entenda o que muda com o e-Social

O portal eSocial tem como objetivo combater sonegação, a irrealidade e a burocracia, tanto para empregadores quanto para funcionários. É um ambiente virtual que tem como objetivo concentrar as informações relacionadas às obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias da população atuante no mercado de trabalho. Nesse sistema é possível cadastrar dados como:

  • Horas extras;
  • Contrato de trabalho;
  • Férias;
  • Rescisões;
  • Afastamentos;
  • E qualquer outro evento que ocorra no dia a dia dos empregados.

O diretor da Delphi esclarece que, uma vez cadastrados no sistema do eSocial, esses dados facilitarão para o trabalhador acessar sua aposentaria com poucos cliques. “A inserção desses dados faz com que toda vida profissional fique registrada, o que simplificará bastante o processo para a aposentadoria”, enfatiza Gurevitz.

Quais as vantagens do e-Social?

O portal promoverá uma melhora na qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. E também visa simplificar processos, eliminando a redundância nas informações.

Além disso, o eSocial passará a realizar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos. “Isso diminuirá os erros de cálculo nesses documentos, que representam um dos ‘vícios’ existentes nessas prestações de contas”, explica Gurevitz.

Para os trabalhadores, a principal vantagem será uma maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários. O e-Social também possibilitará uma maior transparência em relação às informações de contratos de trabalho, uma vez que as informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador também ficarão registradas no portal, assim como características da empregadora e os tipos de riscos aos quais o funcionário está exposto.

Desafios do eSocial para condomínios

Para os condomínios, a organização dos vários dados e a disciplina de efetuar os cadastros em tempo real são os principais desafios. É preciso entender o que precisa ser feito, quando e como fazer. O eSocial unificará o envio dos dados referentes às relações de trabalho para o Governo Federal. Com isso, vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS serão integrados a um único sistema.

Gurevitz reforça que, diferente das empresas, raramente um condomínio dispõem de profissionais dedicados apenas às suas obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias. Com a implementação do eSocial, o registro de informações deverá ser efetuado e atualizado diretamente no sistema. Se antes era possível atender situações pontuais, como avisos repentinos de férias, por exemplo, para depois efetuar um registro retroativo, com a implementação do eSocial isso não será mais possível, sob pena de gerar multa para o condomínio. Isso gera a necessidade de uma comunicação ainda mais eficiente tanto com funcionários e prestadores de serviço, quanto nas assembleias do condomínio, para que todos compreendam as regras e implicações de várias leis brasileiras.

Por isso, o especialista sugere que condomínios procurem empresas ou profissionais capacitados para auxiliar nesse cadastro e na comunicação, e assim evitar erros que poderão gerar problemas à administração. “Antes, se um síndico colocasse um funcionário para cumprir mais do que duas horas extras por dia, pagava-se o serviço e, se o condomínio não fosse fiscalizado, não enfrentava problema algum. Agora, com o portal, esse síndico não poderá mais fazer isso, porque terá que enviar as informações para o eSocial, que disponibilizará esses dados para órgãos governamentais – como o Ministério do Trabalho, por exemplo. Esses órgãos, por sua vez, terão maior facilidade em fiscalizar e multar o condomínio”, exemplifica Gurevitz.

O especialista destaca ainda que a qualificação cadastral é o primeiro passo para inserção de informações no eSocial, o que inclui a atualização de dados de funcionários. “Funcionário com divergência de dados não poderá trabalhar enquanto não atualizar essa divergência. Admissão retroativa é algo que não poderá mais acontecer, porque gera multa para empresa”, enfatiza Gurevitz.

Além de compreender as leis trabalhistas, previdenciárias e tributárias, as empresas e condomínios deverão cumprir e implementar toda a legislação de medicina e segurança do trabalho (que inclui controle de qualidade, manutenção de equipamentos, treinamentos, mapeamento de áreas de risco, implementação de EPIs, entre outros).

Gurevitz explica que, para prestadores de serviço, é preciso preparar a equipe por meio de treinamento para domínio do sistema. A seguir, é importante estudar a fundo a legislação e compreender quais informações de fato são necessárias e como fazer o cadastro destas no sistema.

Conheça os 15 sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos pelo eSocial:

  1. GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  2. CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  3. RAIS: Relação Anual de Informações Sociais.
  4. LRE: Livro de Registro de Empregados
  5. CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho
  6. CD: Comunicação de Dispensa
  7. CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social
  8. PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário
  9. DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  10. DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  11. QHT: Quadro de Horário de Trabalho
  12. MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais
  13. Folha de pagamento
  14. GRF: Guia de Recolhimento do FGTS
  15. GPS: Guia da Previdência Social

Cronograma para implementação do eSocial

De acordo com o cronograma mais recente (divulgado no site o eSocial no início de novembro de 2018), optantes pelo Simples Nacional e empregadores pessoa física deverão enviar suas tabelas para o sistema até o fim de janeiro de 2019.

Confira abaixo, as datas dos principais cadastros previstos no cronograma de implantação do eSocial:

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Fonte: portal.esocial.gov.br

Em março deste ano, o ambiente de testes será aberto para o recebimento de eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST), que incluem:

  • A tabela de ambientes de trabalho
  • Comunicação de acidente de trabalho
  • Monitoramento da saúde do trabalhador
  • Exame toxicológico do motorista profissional
  • Condições ambientais do trabalho – fatores de risco, treinamentos, capacitações, exercícios simulados e outras anotações

Ainda sobre o cronograma do eSocial, a partir de julho de 2019, os primeiros obrigados ao envio dos eventos de SST serão as grandes empresas (com faturamento superior a R$78 milhões).

eSocial: fiscalização e multas

Com a implementação do eSocial será possível criar de relatórios precisos. Isso possibilitará uma melhor fiscalização e, caso identificados erros, a empresa, prestador de serviço ou condomínio poderão ser multados.

Gurevitz reforça que o eSocial não criou novas leis, mas por reunir as informações em um único sistema online, faz com que as obrigações sejam fiscalizadas com muito mais agilidade. “É preciso ter um bom conhecimento da lei e também a disciplina em cumprir a lei. São muitas as regras. Como o sistema pede uma grande quantidade de informações, arrecadar e organizar esses dados ao longo do preenchimento é um dos maiores desafios”, alerta Gurevitz.

Acesse o eSocial e acompanhe as notícias e atualizações sobre o sistema: portal.esocial.gov.br/noticias. Conte também com os profissionais de confiança da Primar para oferecer todo o suporte tanto no preenchimento do eSocial quanto no cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Informações: (21) 3297-8686 e (21) 3297-8688.

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